Canvas is not supported in your browser.

Giải pháp quản lý dữ liệu

Hồ sơ, tài liệu là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp có tác động trực tiếp và có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đang quản lý tài liệu, giấy tờ bằng phương pháp thủ công .

Việc quản lý tài liệu theo cách thủ công gây khó khăn, phức tạp cho người quản lý bởi hàng ngày có rất nhiều tài liệu được ban hành, chuyển giao hoặc được chuyển từ nơi khác đến .

Mỗi công ty hay mỗi doanh nghiệp đều có cấu trúc phân cấp các phòng ban khác nhau đồng thời khối lượng dữ liệu của mỗi phòng ban cần quản lý ngày càng gia tăng do đó việc đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin chia sẻ, phân phối dữ liệu và tránh mất mát, thất lạc giữa các phòng ban là rất quan trọng.

Do việc lưu trữ tài liệu không tập trung mà chủ yếu được cất giữ trên từng máy cá nhân của mỗi cán bộ, nên việc thống nhất một tài liệu, một văn bản, một hình ảnh trong trường hợp có thay đổi là rất khó khăn.

fososoft-2

Lấy một ví dụ đơn giản,

Một doanh nghiệp có trụ sở chính tại Hồ Chí Minh do nhu cầu mở rộng thị trường có mở thêm một văn phòng tại Hà Nội. Từ việc mở thêm văn phòng này nên toàn bộ các giấy tờ, bộ nhận diện thương hiệu đều phải thống nhất. Các phòng ban khác nhau sử dụng mẫu giấy tờ khác nhau việc sử dụng mang tính nhất quán sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt chuyên môn cao và dễ quản lý .

Hay như việc khi một tài liệu có nhiều phiên bản, việc quản lý các phiên bản này gặp nhiều khó khăn và để làm sao các cán bộ trong doanh nghiệp có thể biết và sử dụng phiên bản mới nhất.

Mặt khác, dưới góc độ quản lý việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy giải pháp ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị(dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Và công cụ myXteam sẽ giúp các doanh nghiệp không còn khó khăn trong sử dụng tài liệu chuẩn, đã được công ty thống nhất ban hành cho toàn hệ thống .

Với đặc tính: sử dụng dễ dàng và thuận lợi, tổ chức lưu trữ hiệu quả và đặc biệt khả năng tìm kiếm nội dung tài liệu nhanh myXteam thật sự là người trợ lý đắc lực cho các doanh nghiệp của bạn.